クラウドストレージで実現！今話題のPPAP対策について

PPAPが注目されている昨今の社会的背景

2020年、中央省庁の職員が文書などのデータをメールで送信する際に使うパスワード付きZIPファイルを廃止する方針であると明らかにし、多くの企業にも影響を与えました。

これ以降、多くの企業でもパスワード付きZIPファイルを廃止する動きが活発化しており、今後もさらにZIPファイルの受取を禁止する企業が増えると予測されています。

セキュリティ
PPAPによる最大のリスクは情報漏洩のリスクです。宛先を間違えてメール誤送信した際、パスワード付きZIPファイルとパスワード両方が間違った宛先に届いてしまう可能性が高いです。
ほとんどのケースで「パスワード付きZIPファイル送付先」と「パスワード送付先」が返信機能などを利用して同一のアドレスに送付されており、実態としてチェック機能が果たされていないのです。
従業員の生産性
パスワード付きZIPファイルで添付ファイルを送信するときは、メールの送信側・受信側ともに手間が発生します。特に受信側はメールを2通受信し、パスワード入力、ファイル解凍、ウイルススキャン…と手間がかかり、業務効率化の観点からみてもあまり生産性が高いやり取りとは言えません。

クラウドストレージを導入した場合、以下のフローでドキュメント共有が可能になります。

宛先間違いによる誤送信が発覚した場合、上記の方法でファイルを共有していたら、URL無効化することで、ファイル共有後の措置をとることが可能です。

さらには、URLアクセスにて直接ファイル参照も可能であるため、ZIPファイル受信時とは異なり、受信者側の手間も大幅に削減することができます。

Boxの豊富な導入実績
Box導入技術支援実績が数十社以上あり、設計・構築・運用・保守までワンストップでご支援が可能です。
PPAP対策ソリューション「mxHero Mail2Cloud」も提供可能
クラウドストレージと連携可能なmxHero Mail2Cloudの導入で、自動的にファイル格納・URL発行できるため、送受信時の利便性が向上します。